Transformatieprocessen bij organisaties

Transformation is a process.
It’s a journey of discovery.
There are moments on mountaintops
and moments in deep valleys of despair.

(Rick Warren)

Organisatietransformatie als Levend Systeem

In de complexe en dynamische wereld van vandaag is transformatie voor organisaties onvermijdelijk. Net als levende wezens, doorlopen organisaties een proces van groei, verandering en vernieuwing. Deze blog verkent het idee van organisaties als levende systemen die transformeren in reactie op veranderende omstandigheden. Vaak ligt de oorzaak van deze transformaties in het feit dat hun bestaansrecht en identiteit niet langer levensvatbaar zijn binnen het grotere geheel waarin ze opereren. Dit manifesteert zich in diverse vormen zoals dalende vraag, financiële uitdagingen, of misalignement met het welzijn van de bredere samenleving. Deze artikel onderzoekt de vergelijking van organisatorische transformatie met de metamorfose van een rups naar een vlinder, om de complexiteit en schoonheid van dit proces te belichten.

Wat de rups het einde noemt,
noemt de rest van de wereld een vlinder.

(Lao Tzu)

De Rupsfase: Herkenning van de noodzaak tot tranformatie

1. Begin van Bewustwording en Vechtgedrag:

Organisaties in de ‘rupsfase’ ervaren een toenemend besef dat verandering noodzakelijk is. Dit kan voortkomen uit verschillende signalen, zoals verslechterende financiële resultaten of een dalende vraag naar hun producten of diensten.
In deze fase kan er vaak vecht-, vlucht- of bevriesgedrag optreden. Dit manifesteert zich door het aantrekken van crisismanagers, financiële injecties, intensivering van marketing, en soms harde bezuinigingen.

2. Onderkennen van Uitdagingen en Morele Dilemma’s:

Organisaties worden geconfronteerd met uitdagingen die hun bestaansrecht en identiteit bedreigen. Ze kunnen in de verleiding komen om terug te vallen op oude overlevingsstrategieën, vaak ten koste van het welzijn van medewerkers en de kwaliteit van hun diensten.
Deze strijd kan leiden tot het verlies van passie en bezieling, waardoor organisaties veranderen in ‘zombie organisaties’, voornamelijk gericht op overleven.

3. Voorbereiding op Transformatie en Mindful Leiderschap:

In deze kritieke fase moeten organisaties strategieën ontwikkelen voor hun transformatie. Dit omvat het loslaten van oude werkwijzen, culturen, structuren, visie, missie en doelen.
Authentieke leiders die mindful blijven en reflecteren op de situatie, erkennen de noodzaak van een diepgaande transformatie. Zij beginnen met het stellen van kritische vragen over de houdbaarheid van hun producten, diensten en identiteit.

4. Het Omarmen van Onzekerheid en Loslaten:

Net als de rups die zich overgeeft aan het onbekende, moeten organisaties de onzekerheid accepteren die gepaard gaat met verandering. Dit vereist moed en een bereidheid om traditionele denkwijzen los te laten.
Het proces van loslaten en het omarmen van het niet-weten is essentieel voor de transformatie. Dit kan gepaard gaan met pijnlijke situaties en heftige emoties, maar is een cruciale stap naar vernieuwing.

Valkuilen in de rupsfase: Waar je op moet letten?

1. De verleiding van snelle fixes: Heb je jezelf ooit betrapt op het zoeken naar snelle oplossingen die directe verlichting bieden, maar dieperliggende problemen onaangeroerd laten? Deze neiging om voor de korte termijn te kiezen kan je verhinderen echte, blijvende veranderingen door te voeren.

2. De strik van afhankelijkheid: Voel je je soms gevangen in een net van afhankelijkheid, misschien door te leunen op subsidies of andere externe machtsbronnen? Deze valkuil kan leiden tot een gevoel van machteloosheid en verlies van zelfstandigheid, waardoor je organisatie stagneert.

3. Ontkenning en anderen de schuld geven: Is het gemakkelijker om problemen te ontkennen of de schuld bij anderen te leggen, zoals stakeholders of medewerkers die “hun afspraken niet nakomen”? Deze houding van ontkenning en schuld afschuiven blokkeert het pad naar zelfreflectie en groei.

Kwetsbaarheid is de geboorteplaats van
innovatie, creativiteit en verandering

(Brené Brown)

De Coconfase: interne transformatie en heroriëntatie

1. Reflectie en herstructurering:

Organisaties betreden een periode van reflectie en herstructurering, vergelijkbaar met de rups in zijn cocon. Oude structuren, waarden en strategieën worden heroverwogen.
Het managementteam (MT) kan ongemak ervaren wanneer traditionele oplossingen niet meer werken, wat een belangrijk teken is dat transformatie aanstaande is.

2. Omgaan met leegte en onzekerheid:

Tijdens de fase van leegte en onzekerheid kunnen organisaties in de verleiding komen om terug te vallen op oude, vertrouwde methodes. Moedig en gecommitteerd leiderschap is nodig om dit te weerstaan.
Wanneer het dieptepunt is bereikt, ontstaat er een nieuwe energie en komt de organisatie in een ‘flow’, wat aangeeft dat de nieuwe organisatievorm begint te ontstaan.

3. De Rol van leiderschap en transformatie-begeleiding:

Leiders worden uitgedaagd met aspecten van moed, kwetsbaarheid en de bereidheid om de onbekende toekomst in te stappen.
Transformatie-begeleiding is essentieel vanwege de complexiteit en emotionele dynamiek van dit proces.

4. Creëren van Holding Space:

Leiders moeten een ‘holding space’ creëren voor medewerkers, waar ze zich veilig voelen tijdens de transformatie. Dit houdt in dat het geaccepteerd wordt dat niemand weet hoe de toekomst eruitziet, wat helpt om terugval in oude patronen te voorkomen.

Valkuilen in de coconfase: Geduld is een schone zaak

1. Het ongemak van ongeduld: Ken je dat knagende gevoel van ongeduld, wanneer het oude niet meer werkt, maar het nieuwe zich nog niet heeft aangediend? De drang om snel te handelen kan overweldigend zijn, maar ware transformatie vraagt tijd en ruimte.

2. Teruggrijpen naar het oude vertrouwde: Hoe vaak ben je geneigd geweest om terug te vallen op wat bekend en vertrouwd is, zelfs als je weet dat het tijd is voor verandering? Deze reflex om het oude vast te houden weerhoudt je ervan om volledig in het transformatieproces te stappen.

3. Angst als stille saboteur: Voel je de koude greep van angst wanneer je denkt aan een toekomst die volledig open en onbekend is? Deze angst kan leiden tot defensieve reacties van vechten, vluchten of bevriezen, die je weghouden van natuurlijke transformatie. Besef dat deze angst vooral voortkomt uit het ego dat zijn grip verliest, niets meer en niets minder.

Alle dingen beginnen moeilijk,
voordat ze makkelijk worden.

(Saadi)

De Vlinderfase: emergentie en vernieuwing

1. Implementatie van de nieuwe visie en identiteit:

In de vlinderfase implementeert de organisatie haar nieuwe vorm, een tijd van groei en vernieuwing.
Leiderschap speelt een cruciale rol in het geven van richting en het behouden van commitment tijdens deze fase.

2. Nieuwe relaties en positionering:

Terwijl de organisatie nieuwe contouren krijgt, is er veel vraag naar het commitment van leiders. Zij moeten de organisatie door deze kwetsbare fase leiden en nieuwe relaties opbouwen.
De organisatie en haar leiders passen zich aan nieuwe gewoontes en patronen aan.

3. Duurzame ontwikkeling en persoonlijke transformatie van leiders:

Duurzame ontwikkeling en aanpassingsvermogen blijven essentieel, met een focus op evenwicht tussen groei en behoud van vernieuwde waarden en praktijken.
Leiders ondergaan vaak een persoonlijke transformatie, wat hun capaciteit om de organisatie effectief door de transformatie te leiden versterkt.

4. Holding Space in de vlinderfase:

In de vlinderfase gaat de ‘holding space’ om het aanmoedigen van moed. Leiders moeten structuren en processen zo inrichten dat terugval in oude patronen lastiger wordt.
Overlevingsreacties zijn normaal in deze fase; het is belangrijk om elkaar te ondersteunen in deze ‘kolkende rivier’ van transformatie.

Valkuilen in de vlinderfase: Hoofd, Hart en Handen werken nog niet samen

1. Achter de eerste beste oplossing aan: Ben je ooit te haastig geweest in het omarmen van een nieuwe richting, zonder volledig te overwegen of deze past bij de visie en realiteit van je organisatie? Deze impulsiviteit kan je verder van je doel brengen.

2. Teveel managen van kwetsbaarheden: Heb je de kwetsbaarheden van nieuwe initiatieven proberen te bedekken met een laag van controle en risicomanagement? Echte innovatie vereist het omarmen van onzekerheid en het accepteren van kwetsbaarheid als onderdeel van het proces.

3. Verstrikt in mooie toekomstwensen: Heb je je ooit zo verloren gevoeld in de schoonheid van wat mogelijk is, dat je vergat om actie te ondernemen? De coconfase kan een tijd van grote openheid en connectie zijn, maar uiteindelijk moet je de droom vertalen naar concrete realistische stappen. Stappen die wenselijk, realistisch, levensvatbaar en te managen zijn.