Heisessie begeleiding

De leidinggevende van een bank’s kredietafdeling stuitte op een terugkerend probleem: ondanks ernstige incidenten, werd ze telkens te laat geïnformeerd. Ze vroeg zich af: “Waarom neemt niemand verantwoordelijkheid?”

Een heisessie met het managementteam onthulde via psychodrama dat elk teamlid zich wel degelijk inzette voor de crisis, echter zonder het grotere geheel te zien of de leidinggevende tijdig te informeren. Deze situatie belichtte een cruciaal punt: in de risicomijdende cultuur van de bank werd samenwerking belemmerd door een focus op individuele taken en verantwoordelijkheden, gestuurd door macht en ego, in plaats van authentiek leiderschap dat het collectief vooropstelt.

Met dit inzicht is de benadering van crisismanagement getransformeerd. De nadruk ligt nu op collectieve verantwoordelijkheid en transparante, teamoverstijgende communicatie, waardoor het leiderschap effectiever en de organisatie cohesiever wordt.

In een recente heisessie focusten we op de uitdaging van een enthousiaste, nieuwe leidinggevende in een ICT-organisatie, die moeite had met het verbinden met haar team van meer dan 200 medewerkers. Door middel van een organisatieopstelling ontdekten we dat de leidinggevende positie, ondanks dat deze officieel vacant was, in de praktijk en in de onderstroom van de organisatie niet als zodanig werd erkend. Het team had de taken zelf verdeeld en zag de noodzaak van een nieuwe leiding niet in, vanwege een gebrek aan erkenning voor hun inzet en zelfsturing.

Deze inzichten leidden tot een herziening van verwachtingen en werkwijzen, waarbij we streefden naar een oplossing die zowel recht deed aan de huidige structuur en cultuur als ruimte bood aan de nieuwe leidinggevende om effectief haar rol in te vullen. Deze heisessie onderstreepte het belang van het begrijpen van onderstromen en het toepassen van natuurlijke organisatieprincipes voor een betekenisvolle en moeiteloze samenwerking.

Een familiebedrijf in de industriële verhuursector, geconfronteerd met innovatieve services en digitalisering, heeft mij ingeschakeld om hun strategie te herijken en interdepartementale samenwerking te bevorderen. In de begeleiding brachten we zowel ervaren als nieuwe medewerkers samen om de mogelijkheden voor een organisatietransformatie te onderzoeken.

De focus lag op het versterken van de samenwerking en het afstemmen van het team op een toekomstgerichte bedrijfsvisie, waarbij rekening werd gehouden met zowel de tradities van het familiebedrijf als de noodzaak voor innovatie.

Een gemeente worstelde met de effectiviteit van een ESF-subsidie voor werkzoekende jongeren. Via een heisessie met een maatschappij-opstelling brachten we de onzichtbare kloof tussen gemeentebeleid, projectteams, jongeren en werkgevers aan het licht. Deze opstelling onthulde dat iedereen binnen zijn eigen domein actief was zonder de noodzakelijke verbinding met elkaar.

Door de werkwijzen binnen de gemeente aan te passen, verbeterden we de communicatie en samenwerking tussen alle partijen. Dit leidde tot een nieuwe, effectievere aanpak van de subsidie, waarbij jongeren en werkgevers succesvol met elkaar werden verbonden.

Voor een federatie van accountancybureaus, midden in de uitdagingen van sectorconsolidatie, digitalisering en complexe compliancy-regels, heb ik een heisessie gefaciliteerd gericht op strategieontwikkeling. Hun doel: dienstverlening uitbreiden en verbeteren zonder de lokale flexibiliteit en nabijheid, kenmerkend voor hun federatieve structuur, te verliezen en tegelijkertijd de vertrouwensrol bij klanten te behouden.

Door ervaringsgerichte opstellingen creëerden we ruimte voor diepgaande gesprekken waarin elke vennoot, ongeacht hun persoonlijkheidstype, waardevolle inzichten deelde. Deze benadering zorgde voor een breed gedragen fundament voor toekomstige stappen, rekening houdend met de diversiteit binnen het team.

Een nieuw opgerichte brede school, een samenwerkingsverband van scholen, jeugdzorg, peuterspeelzalen, een sporthal, en maatschappelijk werk, kampte met spanningen en financiële zorgen. Deze problemen leidden tot een verminderd gebruik van de faciliteiten door kinderen.

Tijdens een organisatieopstelling met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen, inclusief een representatie van de kinderen zelf, kwam de kern van het probleem aan het licht. De focus lag op de spanningen tussen de organisaties, waardoor het eigenlijke doel – de kinderen – uit het zicht verdween. De interventie van de kinderrepresentant, die vroeg: “Waarom heeft niemand van jullie nog aandacht voor ons?” zorgde voor een diepgaande bewustwording.

Deze cruciale vraag leidde tot een verschuiving in prioriteiten, met hernieuwde aandacht voor het creëren van een omgeving waar kinderen zich gewaardeerd en welkom voelen. De sessie benadrukte het belang van een gezamenlijke focus op het welzijn en de ontwikkeling van de kinderen, boven de onderlinge verschillen tussen de organisaties.

In het hart van een complex krachtenveld, veroorzaakt door de uiteenlopende belangen van verschillende (overheids)partijen rondom de Waddenzee, een Natura 2000-gebied, organiseerde ik een heisessie voor provinciale overheden en andere betrokkenen. Het doel was om gezamenlijk inzicht te verkrijgen in de dynamiek van dit veld en de implicaties voor de Waddenzee en de betrokken partijen.

Via opstellingen brachten we het krachtenveld in kaart, waardoor de huidige dynamieken en kansen voor verandering zichtbaar werden. Deze methode bevorderde het begrip en de samenwerking tussen de partijen, met het welzijn van de Waddenzee als centraal streven.

Een grote toeleverancier van halffabricaten stond voor cruciale beslissingen door een snel veranderende markt. Met het vooruitzicht van producten die mogelijk overbodig werden, overwoog het bedrijf verschillende toekomstpaden: stoppen, nieuwe markten betreden of andere, onbekende opties verkennen.

Tijdens een door mij begeleide heisessie voor de directie, concentreerden we ons op transformatieve scenarioplanning. We stelden kritische vragen over toekomstscenario’s, voorkeuren en het ontwikkelen van een transformatiestrategie voor het gekozen pad, met oog voor alternatieve toekomsten. Deze sessie leidde tot een unaniem commitment aan een duidelijk gedefinieerde strategie.

Jaren later is deze strategie, ontstaan uit onze heisessie, de leidraad gebleken voor de duurzame transformatie en groei van het bedrijf.